Il Ministero del Lavoro, con l’interpello in oggetto, ha fornito importanti chiarimenti in merito alla possibilità di gestire in modalità digitale la documentazione che il datore di lavoro è tenuto a consegnare al dipendente al momento dell’instaurazione del rapporto di lavoro.

La risposta è di particolare interesse per le imprese che utilizzano piattaforme informatiche per la gestione della documentazione del personale.

In particolare, i quesiti sottoposti al vaglio del Ministero hanno rispettivamente riguardato:

• la possibilità, o meno, di consegna al lavoratore di documenti che non richiedono attività compilativa o dichiarativa mediante messa a disposizione degli stessi nell’area riservata di una piattaforma informatica accessibile al solo lavoratore interessato.

A titolo esemplificativo, rientrano, in questa categoria, le informazioni sulle condizioni di lavoro da trasmettere al lavoratore all’atto dell’instaurazione del rapporto di lavoro, secondo quanto previsto dal D. Lgs. n. 152/1997 e dal successivo D. Lgs. 104/2022;

• la possibilità, o meno, di compilazione e sottoscrizione di documenti contenenti dichiarazioni o volontà del lavoratore mediante applicativi digitali o analoghi ulteriori strumenti informatici, previa identificazione elettronica del dichiarante.

Sempre a titolo esemplificativo, potrebbe rientrare in questa seconda categoria il recente Modello TFR3 in materia di previdenza complementare.

La risposta del Ministero riguardo i documenti che non richiedono attività compilativa o dichiarativa del lavoratore

Per quanto riguarda la prima categoria, il Ministero ha ritenuto che, in assenza di specifiche disposizioni che impongano una particolare modalità di consegna, il documento che non richieda attività compilativa o dichiarativa può essere messo a disposizione del lavoratore attraverso un’area riservata della piattaforma aziendale, purché siano garantiti:

• l’identificazione del lavoratore e la sicurezza dell’accesso;
• la possibilità di visualizzare, conservare e riprodurre il documento;
• l’integrità del documento;
• la tracciabilità della data di messa a disposizione e, ove necessario, della presa visione.

In alternativa, l’interpello consente l’utilizzo della PEC o di altri strumenti telematici che permettano di dimostrare l’avvenuta consegna.

Il Ministero sottolinea, inoltre, come obbligatorio, per il datore, poter assicurare modalità alternative di consegna dei documenti, in caso di eventuale indisponibilità temporanea della piattaforma: in quel frangente, l’impresa deve, comunque, garantire il rispetto dei termini temporali normativamente previsti, conservando, quindi, opportuna evidenza delle date di consegna del materiale al dipendente.

Rileviamo, quindi, la necessità per il datore di lavoro di dimostrare, sempre, la data di messa a disposizione e, se necessaria, della relativa presa visione del documento da parte del lavoratore.

La risposta del Ministero riguardo i documenti che contengono dichiarazioni o manifestazioni di volontà del lavoratore

Diversa dalla precedente è la situazione riferita ai documenti nei quali il lavoratore deve rendere una dichiarazione, manifestare una volontà, effettuare una scelta oppure assumere uno specifico impegno.

In via preliminare, il Ministero specifica che occorre distinguere il momento dell’identificazione elettronica del lavoratore da quello della formazione e sottoscrizione del documento informatico.

In sostanza, il Ministero intende sottolineare come SPID e CIE consentano di identificare il dipendente, ma esse non possono contestualmente costituire una modalità di sottoscrizione elettronica dell’atto.

Per quest’ultimo profilo, in effetti, la risposta ministeriale richiede che sia utilizzata una firma digitale, una firma elettronica qualificata o avanzata, ovvero un processo informatico conforme ai requisiti previsti dall’art. 20, comma 1-bis, del Codice dell’Amministrazione Digitale.

In sostanza, quindi, il Ministero non ravvisa elementi ostativi alla digitalizzazione degli adempimenti a carico del datore, ma richiede una particolare attenzione, da parte delle Imprese, nella raccolta della sottoscrizione in formato elettronico dell’interessato, da perfezionare secondo le modalità compiutamente descritte nell’interpello in commento.

Anche per quanto concerne i documenti rientranti nella seconda categoria in esame, il Ministero richiede che il datore possa dimostrare, in occasione di accertamenti ispettivi, l’effettivo assolvimento degli obblighi di consegna, mediante la conservazione delle evidenze informatiche che comprovino la messa a disposizione della documentazione nonché la riconducibilità al lavoratore della dichiarazione e della sottoscrizione del testo.

Il Servizio sindacale di ANCE Brescia resta a disposizione delle Imprese per qualsiasi ulteriore approfondimento sulla materia si rivelasse necessario ed opportuno.

Allegato: MinLavoro interpello – Allegato